Ochrana osobních údajů

 

Vážená klientko, vážený kliente,

 

dovolte nám Vás informovat o tom, jak v OKK Koksovny, a.s. (dále jen „my“ nebo „naše společnost“) v souvislosti s výkonem naší podnikatelské činnosti zpracováváme Vaše osobní údaje.

 

Smyslem tohoto sdělení je poskytnout Vám informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, z jakých zdrojů je získáváme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích a jaká jsou Vaše individuální práva v oblasti ochrany osobních údajů. Při zpracování osobních údajů se řídíme obecně závaznými právními předpisy a zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou a/nebo účelem zpracování.

 

Seznamte se prosím s obsahem tohoto sdělení s tím, že veškeré Vaše případné dotazy rádi a ochotně zodpovíme v našem sídle na adrese Koksární ulice 1112, 702 24 Ostrava – Přívoz, e-mailu osobniudaje@koksovny.cz a/nebo telefonu + 420 596 133 428.

 

K dispozici je Vám rovněž náš pověřenec pro ochranu osobních údajů, paní Ing. Jana Zimová, email: dpo@koksovny.cz , telefon + 420 224 492 243.

 

 

Naše společnost je s ohledem na svou podnikatelskou činnost povinna zpracovávat některé osobní údaje, a to zejména pro účely plnění zákonných a smluvních povinností. V tomto ohledu bychom Vám bez poskytnutí Vašich osobních údajů své produkty / služby nemohli vůbec poskytnout.

 

My dále Vaše osobní údaje zpracováváme též nad rámec našich povinností, a to pro účely nabízení pracovního uplatnění či jiného kontaktu s Vámi. K tomu potřebujeme získat Váš souhlas.

 

I.1.      Zásady zpracování osobních údajů

 

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší možné standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady: 

• Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování; zpracováváme pouze přesné osobní údaje klientů a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů; 

• Vaše osobní údaje chráníme jako utajované informace; proto zpracováváme osobní údaje klientů způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům klientů, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití; 

• vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování Vašich osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech; 

• v naší společnosti jsme nastavili a dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s osobními údaji klientů, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

 

 

II.1.     Informace o správci

 

Správcem Vašich osobních údajů jsme my, tj. OKK Koksovny, a.s., se sídlem Koksární ulice 1112, 702 24 Ostrava – Přívoz, IČ 47675829, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, spisová značka B 740.

 

II.2.     Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

 

II.2.1.  Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

 

Jde zpravidla o situace, kdy jste nám povinni předat určité osobní údaje jako podmínku toho, abychom Vám mohli poskytnout svůj produkt / službu, případně kdy jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje získané jiným způsobem. 

• Vaše osobní údaje jsme oprávněni ze zákona zpracovávat bez Vašeho souhlasu pro následující účely dodržení našich právních povinností, zejména 

• předcházení vzniku škod na majetku naší společnosti;

• prevence podvodného jednání, kterému může být naše společnost vystavena;

• splnění případné povinnosti při identifikaci a kontrole klienta dle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

• Uzavření nebo plnění smlouvy s Vámi.

 

Jde zejména o faktickou realizaci smluvního vztahu nebo jiné plnění smlouvy mezi naší společností a Vámi. Osobní údaje jsou potřebné mj. k tomu, aby bylo možné smluvní vztah uskutečnit bez nepřiměřených právních rizik, včetně jednání o uzavření nebo změně smlouvy s Vámi. 

• Ochrana práv a právem chráněných zájmů, zejména pro 

• ochranu práv a právem chráněných zájmů naší společnosti, vymáhání pohledávek, realizace zajištění nebo jiného uplatnění pohledávek, rozvoj a vývoj poskytovaných služeb;

• jednání se zájemci o postoupení pohledávky naší společnosti za klientem nebo o jiné formě převodu či přechodu pohledávky, včetně související realizace, a další navazující jednání se třetími osobami, zejména informování poskytovatelů souvisejících zajištění apod.;

• řešení veškeré sporné agendy, zejména pro účely vedení soudních či jiných sporů. 

• Naše oprávněné zájmy.

 

Jde zejména o situaci, kde existuje smluvní / zákaznický vztahu mezi Vámi a naší společností.

 

II.2.2.  Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

 

Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vaše osobní údaje. Na základě Vašeho souhlasu zpracovává naše společnosti Vaše osobní údaje pro následující účely: 

• nabízení pracovního uplatnění či jiného kontaktu s Vámi v této souvislosti.

 

II.3.     Rozsah zpracovávaných osobních údajů klientů

 

Naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme kontaktní údaje (kontaktní adresy, telefonní čísla, e‑mailové a faxové adresy či jiné obdobné kontaktní údaje) a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, typ, číslo a platnost průkazu totožnosti; u klienta fyzické osoby – podnikatele také IČ a DIČ) a kamerové záznamy.

 

II.4.     Způsob zpracování osobních údajů

 

Způsob, kterým naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech naší společnosti a ve fyzické podobě.

 

Vaše osobní údaje zpracovávají především zaměstnanci naší společnosti a v potřebném rozsahu také třetí osoby. Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, která obsahuje stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost.

 

II.5.     Příjemci osobních údajů

 

Vaše osobní údaje klientů jsou zpřístupněny zejména zaměstnancům naší společnosti v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji klientů, pouze však v rozsahu, který je v tom kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

 

Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů klientů naší společnosti, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem.

 

K předávání dochází zejména směrem k: 

• naší advokátní kanceláři; 

• poskytovatelům poradenských služeb; a 

• zpracovatelům, kteří nám poskytují serverové, webové, cloudové a IT služby.

 

Před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama naše společnost.

 

II.7.     Předávání osobních údajů do zahraničí

 

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na území České republiky a nejsou předávány do zemí mimo Evropskou unii.

 

II.8.     Doba zpracování osobních údajů

 

Osobní údaje klientů zpracovává naše společnost pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje likvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel. V té souvislosti zároveň platí, že osobní údaje zpracovávané pro účely: 

• plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu s klientem; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let s výjimkou případů delšího zpracování na základě obecně závazných právních předpisů; 

• nabízení pracovního uplatnění zpracováváme po dobu 6 od ukončení řízení o výběru nového zaměstnance; 

• ochrana práv a právem chráněných zájmů formou kamerových záznamů; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu třiceti dnů.

 

II.9.     Právo odvolat souhlas

 

V tomto sdělení jsme Vám objasnili důvody, pro které potřebujeme Vaše osobní údaje a že je pro některé účely smíme zpracovávat jen s Vaším souhlasem. Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste naší společnosti povinni udělit a zároveň jste oprávněni tento svůj souhlas odvolat. Připomínáme zde, že některé osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům také bez Vašeho souhlasu. Pokud v takovém případě odvoláte svůj souhlas, ukončíme zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím příslušný souhlas, avšak můžeme být oprávněni, nebo dokonce povinni, tytéž osobní údaje nadále zpracovávat k účelům jiným.

 

V případě, že si budete přát odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, obraťte se prosím na nás v našem sídle na adrese Koksární ulice 1112, 702 24 Ostrava – Přívoz nebo na e‑mailu osobniudaje@koksovny.cz .

 

II.10.   Zdroje osobních údajů

 

Osobní údaje klientů získáváme zejména: 

• od samotných klientů; 

• z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy); 

• od potenciálních zájemců o práci u nás; 

• z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů klientů; 

• z kamerových záznamů.

 

II.11.   Vaše práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů

 

Všechna Vaše práva můžete uplatnit v našem sídle na adrese Koksární ulice 1112, 702 24 Ostrava – Přívoz nebo na e‑mailu osobniudaje@koksovny.cz s tím, že zároveň můžete podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

 

II.11.1.  Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou náhradu administrativních nákladů.

 

II.11.2.  Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

 

II.11.3.  Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) nám to ukládá zákonná povinnost.

 

II.11.4.  Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, musíme omezit zpracování Vašich osobních údajů tak, že tyto můžeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

 

II.11.5. Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

 

 

III.1.  Toto sdělení se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 1. 6. 2018.

 

III.2.  Toto sdělení můžeme kdykoliv změnit formou vydání jeho nového úplného znění; jeho aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách naší společnosti a současně je dostupné v našem sídle.

 

III.3.  Není-li výslovně uvedeno jinak, týkají se veškeré zde uvedené informace též zpracování osobních údajů potenciálních klientů, tj. osob, se kterými jsme doposud nenavázali smluvní vztah, ale jsme s nimi již v kontaktu. Informace zde uvedené se v přiměřeném rozsahu uplatní též na zpracování osobních údajů dalších osob, se kterými je naše společnost přímo ve styku, ačkoliv s nimi nemáme smluvní vztah (např. zástupci právnických osob).

 

---