Whistleblowing

Vnitřní předpis č. 099

 

kterým

 

subjekt            OKK Koksovny, a.s.

se sídlem         Koksární 1112, Přívoz, PSČ  702 24 Ostrava

IČO:               47675829

(dále jen „zaměstnavatel“)

 

vydává

 

 

Vnitřní předpis o ochraně oznamovatelů

(„Whistleblowing“) 

 

 

I.1.      Tento vnitřní předpis stanoví podmínky a postup pro přijímání oznámení zaměstnanců, způsob vyřizování oznámení a způsob nakládání se získanými informacemi takovým způsobem, který je v souladu s obecně závaznými právními předpisy platnými na území České republiky, zejména pak zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „právní předpisy“).

 

I.2.      Tento vnitřní předpis zavádí vnitřní oznamovací systém u zaměstnavatele, tj. povinného subjektu, a to ve smyslu příslušných právních předpisů.

 

I.3.      Přijímání oznámení, způsob vyřizování oznámení a způsob nakládání s informacemi bude realizováno výlučně v souladu s právními předpisy, a to s důrazem na důvěrnost a ochranu oznamovatelů a společně chráněných osob.

 

I.4.      Zaměstnavatel tímto sděluje, že příslušnou osobou pro výkon činností ve smyslu příslušných ustanovení zákona o ochraně oznamovatelů je:

 

Ing. Jana Zimová

     +420 224 492 243, etickykodex@mtxgroup.cz

Štěpánská 621/34, 110 00 Praha 1

 

I.5.      Zaměstnavatel pro účely podávání písemných oznámení rovněž zřizuje fyzickou schránku, jež je umístěna v areálu zaměstnavatele a označena logem společnosti a názvem „WHISTLEBLOWING“. V OKK Koksovny, a.s. je schránka umístěna v prostorách dělnické vrátnice u automatů na kávu.

 

Pro účely tohoto vnitřního předpisu mají následující pojmy dále uvedený význam:

 

„oznámení“ – oznámení fyzické osoby o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u OKK Koksovny, a.s. obsahující informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu nebo přestupku (za který zákon stanoví sazbu pokuty s horní hranicí alespoň 100 tis. Kč) nebo porušuje zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů či porušuje jakýkoli právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:

• finančních institucí, finančních služeb, finančních produktů a finančních trhů,
• daně z příjmů právnických osob,
• předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
• ochrany spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů,
• bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
• ochrany životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat,
• radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
• zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže,
• ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
• ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
• ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
• fungování vnitřního trhu včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory,

o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo obdobnou činností; prací nebo jinou obdobnou činností se pro účely tohoto zákona rozumí i ucházení se o práci nebo jinou obdobnou činnost;

 

„pověřená osoba“ – osoba určená zaměstnavatelem v článku I odstavec 4 tohoto vnitřního předpisu;

 

„oznamovatel“ – fyzická osoba, která oznámení o možném protiprávním jednání podala;

 

„společně chráněná osoba“ – osoba, jež společně s oznamovatelem nemůže být vystavena odvetným opatřením a jíž se rozumí:

 

• osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
• osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
• osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele nebo osoba v obdobném postavení,
• osoba oznamovatelem ovládaná,
• právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
• právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
• osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost,
• svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle bodu (v) nebo (vi) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle bodu (v) nebo (vi) osobou, která zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti;

 

„odvetné opatření“ – jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámením a které oznamovateli nebo společně chráněné osobě může způsobit újmu, a to zejména:

• rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
• zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
• odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
• snížení mzdy nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
• diskriminace,
• přeložení nebo převedení na jinou práci,
• pracovní posudek,
• ostrakizace,
• neumožnění odborného rozvoje,
• změna rozvržení pracovní doby,
• vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky,
• výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
• zásah do práva na ochranu osobnosti;

 

„ministerstvo“ – Ministerstvo spravedlnosti, IČO: 000 25 429, se sídlem Vyšehradská 427/18, 128 00 Praha 2.

 

 

 

III.1.   Způsob podávání a přijímání oznámení

 

III.1.1. Oznamovatel je oprávněn podat oznámení ministerstvu a/nebo příslušné osobě prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému zřízeného zaměstnavatelem ústně a/nebo písemně. Požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne kdy o to oznamovatel požádal.

.

 

III.1.2. Oznamovatel, který podává oznámení písemně tak může učinit:

• odesláním prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu pro doručování k rukám příslušné osoby,
• prostřednictvím elektronické komunikace (e-mail), nebo
• vhozením do schránky zřízené zaměstnavatelem.

 

III.1.3. Oznamovatel může informace, které tvoří obsah oznámení, uveřejnit, pokud:

 

• podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu nebo přímo ministerstvu a v určených lhůtách nebylo přijato vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení, povinný subjekt nepřijal k předejití nebo nápravě protiprávního stavu vhodné opatření nebo příslušná osoba neposoudila oznámení,
• má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku a bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy, nebo
• má oprávněný důvod se domnívat, že v případě podání oznámení ministerstvu existuje vzhledem k okolnostem případu zvýšené riziko, že budou on nebo společně chráněná osoba vystaveni odvetným opatřením nebo že je ohrožena působnost ministerstva.

 

III.1.4. O přijetí oznámení podle tohoto vnitřního předpisu příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele do 7 dnů ode dne jeho přijetí, ledaže:

 

• oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

 

III.1.5. Oznamovatel je oprávněn podat oznámení anonymně.

 

III.2.   Posouzení důvodnosti podaného oznámení

 

III.2.1. Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím ledaže:

 

• oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

 

III.2.2. Shledá-li příslušná osoba, že oznámení:

 

• je důvodné, navrhne zaměstnavateli opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu,
• je nedůvodné, bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a všech okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci, nebo
• není oznámením podle právních předpisů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.

 

III.3.   Přijetí vhodných opatření

 

III.3.1. V případě shledání důvodnosti oznámení navrhne příslušná osoba zaměstnavateli vhodná opatření k předejití či nápravě protiprávního stavu, která zaměstnavatel příjme, případně přijme jiná vhodná opatření.

 

III.3.2.O přijatých opatřeních zaměstnavatel neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o nich bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele ledaže:

 

• oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
• je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

 

 

 

III.4.   Pravidla pro poskytnutí údajů

 

III.4.1. Příslušná osoba není oprávněna poskytnout informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Třetí osoba, která získá přístup do evidence přijatých oznámení, přestože k takovému přístupu není oprávněna v souladu s čl. IV. Odst. IV.2.2. tohoto vnitřního předpisu, je povinna získané informace dále nešířit.

 

III.4.2. Informace o totožnosti oznamovatele a společně chráněné osobě je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. To platí i pro informace o totožnosti osoby uvedené v oznámení.

 

 

IV.1.   Zaznamenávání ústně podaných oznámení

 

IV.1.1. V případě ústního oznámení se pořídí jeho zvuková nahrávka (v případě souhlasu oznamovatele) nebo jeho přepis. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k přepisu vyjádřil. Vyjádření oznamovatele se přiloží k jeho přepisu.

 

IV.1.2. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením zvukové nahrávky nebo přepisu souhlas, nesmí je příslušná osoba pořídit. V takovém případě sepíšou záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu vyjádřil. Vyjádření oznamovatele se k záznamu přiloží. Obdobně se postupuje, není-li technicky možné pořídit zvukovou nahrávku ústního oznámení.

 

IV.2.   Evidence a uchovávání oznámení

 

IV.2.1. Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:

 

• datum přijetí oznámení,
• jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li jemu tyto údaje známy,
• shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jemu její totožnost známa, a
• datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení a jejich výsledek.

 

IV.2.2.Oznámení jsou ve výše uvedeném rozsahu evidována po dobu 5 let ode dne jejich přijetí, přičemž přístup do této evidence má pouze příslušná osoba.

 

 

Za vědomě nepravdivé oznámení hrozí oznamovateli pokuta až ve výši 50.000, - Kč.

 

VI.1    Tento vnitřní předpis se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne 01.03.2022.

 

VI.2.   Tento vnitřní předpis může být ze strany zaměstnavatele kdykoliv změněn formou vydání jeho nového úplného znění alespon 1 kalendářní týden před účinností změny.

 

VI.3.   Všichni zaměstnanci zaměstnavatele budou s tímto předpisem seznámení a o jeho principech a aplikování řádně proškoleni.

 

VI.4.   Tento vnitřní předpis je rovněž uveřejněn v obvyklém systému pro vnitřní předpisy společnosti.

 

 

V Ostravě dne 09.02.2024

 

 

 

 

 

Ing. Pavel Woznica, v.r.

Předseda představenstva

Výkonný ředitel

OKK Koksovny, a.s.

---